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契約書印紙が不要&紙資料の電子保管が可能に

最近発見して使える!と思ったサービスが「ネットなつ印」です。

年間31,500円のサービスなのですが、
・契約書の印紙が不要に
・注文書などの紙資料をスキャンして電子保管することが可能に
という利点があります。

建設、広告、芸能、システム開発など、特定の協力会社とプロジェクト毎に委託契約書を交わすような業種は、契約書にはる印紙代がかさみます。また、契約書を作って製本して送って返送を待って保管して・・・という手間もかかります。このサービスを双方が契約してくれれば、印紙代は不要になり、事務の手間も減らせます。

また、会社は税務調査に備え、見積書、注文書、申込書、納品書、請求書などの書類を保管しないといけないのですが、何年もになるとかなりの保管場所が必要になりますし、オフィスに普段全く開けないキャビネットが並ぶことにもなります。電子帳簿保存法に規定されたフルカラー200dpiでスキャニングしてバージョン管理(簡易グループウェアについている機能などを利用)するのはいいとして、それに電子署名・タイムスタンプをするのを要求するのは、必要性は分かるものの、システム構築費用が格段に高くなるため現実的ではないと考えていましたが、このサービスで安く実現できるので俄然現実的になってきました。

昨日、サービス提供会社さんにお邪魔してその他懸念事項(請求書に連番などがついてしまう?サービス提供会社にデータが保存されてしまう?)などを確認しましたが、特に問題ない設計でした。同様のサービスはNTT Communications系の会社やセコムなどが提供していますが、お高く大会社向けでしたので、中小企業向けでは今のところ日本唯一ではないかと思います。このサービスが有名になり、多くの会社が使い、色々な会社が競合サービス(電子署名を付けたファイルの規格はオープンなものなので)を作ってくれればいいと思います。
例:CECTRUSTセコムe文書

参考:国税関係書類のスキャナ保存について

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